Der veraltete manuelle Anmeldeprozess verlangsamt die Abläufe für alle Beteiligten erheblich. Patienten verbringen typischerweise etwa 18 Minuten oder mehr damit, Formulare am Empfang auszufüllen. Gesundheitskioske lösen dieses Problem, indem sie die Menschen ihre eigene Registrierung erledigen lassen. Wenn jemand hereinkommt, kann er seinen Ausweis vorlegen, angeben, was nicht stimmt, die langen Einwilligungserklärungen unterschreiben und sogar seine Zuzahlungen innerhalb von weniger als fünf Minuten leisten. Kliniken berichten, dass dieses automatisierte System den Aufwand am Empfang um etwa 40 Prozent reduziert, sodass das Personal nicht mehr mit alltäglichen Routineaufgaben beschäftigt ist. Stattdessen können die Mitarbeiter nun tatsächlich Zeit damit verbringen, bei komplizierteren Fällen zu helfen. Und am besten ist, dass auch die Wartezimmer leerer werden, da sich die Wartezeiten laut neueren Studien in ambulanten Kliniken um rund 34 % verringern. Außerdem helfen diese geführten digitalen Systeme dabei, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, sodass die medizinischen Unterlagen von Anfang an korrekt sind.
Gesundheitskioske beschleunigen den Ablauf in Kliniken erheblich, da sie Daten sehr schnell integrieren. Die Patienten scannen einfach ihren Ausweis, und schon erledigt das System eine Vielzahl von Hintergrundaufgaben. Es prüft, ob ein Termin mit dem zuständigen Arzt vereinbart ist, überprüft den Versicherungsstatus anhand verschiedener Datenbanken und sendet alle verifizierten Informationen direkt in das EMR-System. Dies geschieht innerhalb von etwa einer halben Minute, im Vergleich zu früher, als es bei manueller Bearbeitung durch das Personal über acht Minuten dauerte. Die eigentliche Kostenersparnis ergibt sich aus den sofortigen Versicherungsprüfungen, die die Anzahl abgelehnter Ansprüche um rund 22 % reduzieren. So werden Probleme mit der Deckung erkannt, bevor der Patient überhaupt einen Arzt aufsucht. Auch der Sicherheitsaspekt darf nicht außer Acht gelassen werden: Diese Kioske verarbeiten sensible Daten mithilfe von Verschlüsselungsprotokollen, die den HIPAA-Standards entsprechen. Dadurch werden Patienten schneller korrekt weitergeleitet, und das Klinikpersonal muss später weniger Zeit damit verbringen, Fehler in Papierdokumenten zu korrigieren.
Krankenhäuser, die damit begonnen haben, Gesundheitskioske zu nutzen, verzeichnen spürbare Vorteile für ihre Notaufnahmen und die gesamte klinische Arbeit. Laut verschiedenen Branchenberichten reduzieren diese Kioske die Zeit, die zur Triage von Spontanvorstellungen benötigt wird, um zwischen 25 % und 40 %. Sie übernehmen Aufgaben wie die Anmeldung der Patienten bei ihrer Ankunft und die automatische Erfassung grundlegender Vitalzeichen. Das System unterstützt anschließend die Priorisierung der Behandlungsreihenfolge basierend auf Standards wie dem Emergency Severity Index oder kurz ESI. Dadurch können Ärzte und Pflegekräfte mehr Zeit für schwere Fälle aufwenden, anstatt in Papierkram gebunden zu sein. Auch Pflegekräfte bemerken den Unterschied deutlich. Viele Einrichtungen berichten, dass ihr Personal seit der Nutzung der Kioske etwa 15 Stunden pro Woche weniger für administrative Tätigkeiten benötigt, da Patienten einen Großteil dieser Aufgaben nun selbstständig am Kiosk erledigen. Dadurch sind Wartezimmer in Stoßzeiten weniger überfüllt, und medizinische Teams können verfügbare Ressourcen besser an den tatsächlichen Schweregrad der einzelnen Patienten anpassen.
Tatsächliche Verbesserungen durch diese Kioske hängen stark davon ab, sie korrekt mit EMR-Systemen zu verbinden. Wenn die an den Kiosken erfassten Daten wie Patientendaten, Versicherungsinformationen und Symptome direkt in die elektronischen Patientenakten übernommen werden, reduziert sich die Check-in-Zeit um etwa 40 %. Das System eliminiert praktisch die doppelte Dateneingabe, wodurch laut dem Healthcare IT Journal des vergangenen Jahres Zeit gespart und Fehler des Personals um rund 32 % verringert werden. Ärzte haben dann sofortigen Zugriff auf die benötigten Informationen, ohne auf Papierformulare warten zu müssen. Interessant ist, dass diese Systeme auch Rückmeldungen senden können. Über die Kioske selbst können EMRs Terminerinnerungen versenden oder vor einem Besuch Fragebögen an Patienten weiterleiten. Dadurch entsteht ein kompletter Kreislauf, der den Ablauf im weiteren Verlauf beschleunigt. Krankenhäuser konnten dadurch bereits Wiederholungstests um nahezu 30 % senken und die Entlassung von Patienten nach Terminen beschleunigen. Allein schicke Kioske zu haben, reicht jedoch nicht aus. Wenn sie nicht mit dem zentralen Aktensystem kommunizieren, werden sie zu kleinen Informationsinseln, die mehr Probleme für die Krankenhausabläufe verursachen, als sie lösen.
Damit Gesundheitskioske wirklich für alle funktionieren, müssen sie die Lücke im Bereich digitale Kompetenzen schließen. Sie sollten Benutzeroberflächen haben, die leicht zu verstehen sind, beispielsweise mit Bildern und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die die Nutzer durch den Prozess führen. Eine weitere große Hürde ist die Sprache. Kioske, die mehrere Sprachen auf dem Bildschirm anbieten oder sogar Audioanweisungen bereitstellen, helfen dabei, dass Nicht-Muttersprachler nicht zurückbleiben. Bei der physischen Zugänglichkeit macht die Einhaltung der ADA-Standards einen großen Unterschied. Das bedeutet, Geräte in einer Höhe einzurichten, die für Rollstuhlfahrer geeignet ist, Tasten anzubringen, die ertastet statt nur gesehen werden können, sowie Bildschirme, die bei Bedarf für Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten nach oben und unten bewegt werden können. Auch das Testen ist kein bloßer Formalakt. Die Einholung von Rückmeldungen durch echte Patienten aus verschiedenen Hintergründen hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu größeren Störungen werden. Einige Kliniken berichteten nach Umsetzung dieser Maßnahmen über bessere Ergebnisse und beobachteten etwa 40 Prozent mehr Patienten, die ihre Kioske tatsächlich nutzen. Am Ende des Tages sollte gutes Design niemanden ausschließen. Einfache Menüs und Sprachbefehle ermöglichen es Menschen, unabhängig von ihrer Situation mit Gesundheitstechnologien zu interagieren, und dieser Ansatz verlangsamt die Abläufe zudem nicht.
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