Mehr Personal bedeutet heutzutage in Krankenhäusern nicht immer schnellere Versorgung. Seltsam, aber wahr: Viele Kliniken verzeichnen trotz Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter sogar längere Wartezeiten. Werfen wir einen Blick auf die Zahlen hinter diesem Rätsel. Laut einer Studie des Fachjournals *Frontiers in Digital Health* aus dem letzten Jahr entfallen rund 20 % der Krankenhauskosten auf Verwaltungsaufgaben, und Ärzte verschwenden etwa 13 % ihres Arbeitstages damit, Formulare auszufüllen, anstatt Patienten zu behandeln. Was bedeutet das? Reale Verzögerungen für alle Beteiligten. Notaufnahmen in den USA lassen Patienten typischerweise über vier Stunden warten, bevor sie vorgesehen werden, und die meisten Betten sind mehr als 85 % der Zeit belegt. Auch Patienten leiden unter zahlreichen Problemen. Abrechnungsfehler, widersprüchliche Informationen zwischen Abteilungen und Schwierigkeiten beim Terminvergabe sind häufige Beschwerden. Etwa die Hälfte der Befragten gibt an, mittlerweile unzufrieden zu sein, weil sie nicht rechtzeitig die benötigte Versorgung erhalten. Herkömmliche Methoden zur Personaleinsatzplanung reichen einfach nicht mehr aus. Deshalb brauchen wir neue Ansätze. Selbstbedienungs-Check-in-Stationen in Arztpraxen könnten Teil der Lösung sein und die Abhängigkeit von papierbasierten Systemen reduzieren, die alles verlangsamen.
Self-Service-Kioske lösen strategisch die Patientenanmeldung von der direkten Mitarbeiterbeteiligung und verwandeln sequenzielle Engpässe in parallele Arbeitsabläufe. Durch die Automatisierung vorgelagerter Prozesse ermöglichen diese Systeme es Gesundheitseinrichtungen, Humanressourcen gezielt für klinische Aufgaben umzuverteilen, während gleichzeitig die Registrierungsgeschwindigkeit aufrechterhalten wird.
Patienten erledigen die digitale Anmeldung – einschließlich der Versicherungsprüfung und Aktualisierung des medizinischen Befundes – gleichzeitig statt nacheinander anstehend. Dieses Modell der parallelen Verarbeitung reduziert die durchschnittliche Wartezeit in der Lobby um 25 % und beseitigt die Abhängigkeit von einer einzigen Check-in-Schnittstelle. Die Automatisierung nimmt klinischem Personal administrative Belastungen ab und ermöglicht eine gleichzeitige Patientenbearbeitung, die sich bei wechselndem Bedarf ohne zusätzliche Mitarbeiter skalieren lässt.
Wenn Daten aus Kiosken mit Systemen für elektronische Gesundheitsakten verbunden werden, beginnt die Software damit, Fälle nach Dringlichkeit und den aktuell verfügbaren Ressourcen zu sortieren, um zu ermitteln, welche zuerst bearbeitet werden müssen. Krankenhäuser, die eine solche Integration eingeführt haben, berichten, dass etwa dreißig Prozent der bisher für Papierkram aufgewendeten Arbeitszeit ihres Personals nun für direkte Patientenkontakte genutzt werden kann, da keine manuelle Weiterleitung dieser Informationen mehr erforderlich ist. Das System verfolgt Betten in Echtzeit und behält gleichzeitig stets im Blick, welche Ärzte und Pflegekräfte jeweils gerade verfügbar sind. Patienten werden automatisch basierend auf diesen Faktoren verschiedenen Bereichen zugewiesen, sodass bei Veränderungen während der Behandlung die Arbeitslast im gesamten Einrichtungsbereich ausgeglichen bleibt. Der Grund dafür, dass dieser gesamte Prozess so gut funktioniert, liegt darin, dass er sich kontinuierlich anhand eingehender Datenströme selbst anpasst und Engpässe von vornherein verhindert, anstatt lediglich auf sie zu reagieren, nachdem sie bereits entstanden sind.
Als die Mayo Clinic Self-Service-Kioske in ihrer Notaufnahme einführte, zeigte sich ein beeindruckendes Ergebnis: Die durchschnittliche Wartezeit sank um fast 37 %. Patienten konnten sich nun digital vor ihrer Ankunft einchecken, wodurch der Ablauf erheblich beschleunigt wurde und lange Schlangen am Empfang vermieden wurden. Das System ist tatsächlich in Echtzeit mit elektronischen Gesundheitsakten verbunden, sodass Ärzte und Pflegekräfte schnell erkennen können, welcher Patient bei eintreffenden Notfällen zuerst versorgt werden muss. In besonders belebten Zeiten halfen diese Kioske, den Verwaltungsaufwand um nahezu die Hälfte zu reduzieren. Patienten mit leichten Beschwerden profitierten besonders stark von dieser Lösung. Zudem kam es seltener zu Fehlern bei der Dateneingabe – die Fehlerquote sank um etwa 22 % – was insgesamt zu besseren Behandlungsergebnissen für alle Beteiligten führte.
Laut HIMSS-2023-Daten haben mittlerweile rund zwei Drittel der Krankenhäuser in den USA damit begonnen, Self-Service-Kioske zu nutzen, was zeigt, dass die Mehrheit im Gesundheitswesen einen echten Nutzen in der Verbesserung des Patientenflusses durch Einrichtungen sieht. Die Zahlen zeigen ebenfalls eine interessante Entwicklung: Die Einführung ist seit 2019 um über 200 % gestiegen, insbesondere in Notaufnahmen und ambulanten Kliniken, wo Wartezeiten oft ziemlich lang werden können. Krankenhäuser, die diese Kioske installiert haben, verzeichnen etwa 30 % schnellere Anmeldungen, und die Zufriedenheit der Patienten steigt nach deren Nutzung um rund 19 Punkte. Was diese Technologie besonders attraktiv macht, ist ihre Skalierbarkeit in Hochsaisons, wenn Krankenhäuser normalerweise deutlich mehr Personal benötigen, stattdessen aber das erhöhte Aufkommen mit bestehenden Ressourcen bewältigen können. Experten gehen davon aus, dass bis Mitte 2025 nahezu alle Gesundheitssysteme ihre Kiosk-Anlagen erweitern werden, wobei der Fokus auf der Vernetzung mit Telemedizin-Diensten und fortschrittlichen KI-Tools zur Priorisierung von Behandlungsbedarf liegen wird.
Die Einführung von Self-Service-Kiosken in medizinischen Einrichtungen erfordert sorgfältige Planung, wenn sich tatsächlich die Abläufe für Patienten verbessern sollen. Beginnen Sie zunächst klein, indem Sie die Kioske an Stellen testen, an denen sich besonders viele Menschen stauen, wie beispielsweise in Wartebereichen der Notaufnahme oder an Anmeldungsschaltern mit mehr als 200 Besuchern pro Tag, die unter langen Wartezeiten leiden. Der gesamte Rollout-Prozess dauert in der Regel zwischen sechs und zwölf Monaten für einen kompletten Krankenhauscampus. Die Schulung des Personals ist in dieser Zeit besonders wichtig – die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie häufige Probleme an den Kiosken beheben können und wie sie verwirrte Patienten unterstützen, die möglicherweise nicht technikaffin sind. Die Anbindung dieser Geräte an elektronische Gesundheitsakten macht laut Studien einen großen Unterschied – einige Untersuchungen zeigen, dass sich Fehlwege um etwa 40 Prozent verringern, wenn alle Systeme reibungslos synchronisiert sind. Gleichzeitig sollten Krankenhäuser ihre tatsächlichen Raumeinteilungen überdenken, basierend darauf, wo sich die Menschen natürlich im Gebäude bewegen. Platzieren Sie die Kioske nahe den Eingängen, an denen Patienten eintreffen, achten Sie jedoch darauf, dass weiterhin ausreichend Platz für Rollstühle und medizinisches Gerät zum Durchkommen bleibt. Viele führende Krankenhäuser verzeichnen eine Verbesserung um etwa 30 Prozent bei der Geschwindigkeit, mit der Patienten bearbeitet werden, wenn diese Kioske im Zusammenspiel mit menschlicher Interaktion – statt als vollständiger Ersatz – eingesetzt werden.
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