El proceso tradicional de registro manual ralentiza considerablemente las operaciones para todos los involucrados. Los pacientes suelen dedicar alrededor de 18 minutos o más en completar formularios en la recepción. Quioscos de salud solucionar este problema permitiendo que las personas gestionen sus propios trámites de registro. Cuando alguien llega, puede verificar su identificación, indicar cuál es el problema, firmar esos largos formularios de consentimiento e incluso pagar sus copagos, todo en menos de cinco minutos. Las clínicas informan que este sistema automatizado reduce aproximadamente un 40 por ciento el trabajo en la recepción, lo que significa que el personal ya no está atascado con tareas rutinarias. Ahora pueden dedicar tiempo real a ayudar con casos más complejos. Y lo mejor de todo es que las salas de espera se vacían también, ya que los tiempos de espera disminuyen aproximadamente un 34 por ciento según algunos estudios recientes en clínicas ambulatorias. Además, estos sistemas digitales guiados ayudan a prevenir errores al ingresar información, de modo que los registros médicos son precisos desde el primer día.
Los quioscos de salud realmente agilizan las cosas en las clínicas porque integran los datos muy rápidamente. Los pacientes simplemente escanean sus identificaciones y listo: el sistema realiza todo tipo de tareas en segundo plano. Verifica si una persona tiene una cita programada con el médico adecuado, confirma su estado de seguro frente a diversas bases de datos y luego envía toda esta información verificada directamente al sistema EMR. Todo esto ocurre en aproximadamente medio minuto, en comparación con los más de ocho minutos que solía tomar cuando el personal lo hacía manualmente. El verdadero ahorro económico proviene de estas verificaciones instantáneas de seguros, que reducen en torno al 22 % las reclamaciones denegadas. Detectan problemas con la cobertura antes incluso de que alguien vea a un médico. Y tampoco debemos olvidar el aspecto de seguridad. Estos quioscos manejan información sensible con protocolos de cifrado que cumplen con los estándares de HIPAA, lo que significa que los pacientes son derivados correctamente mucho más rápido y el personal de la clínica dedica menos tiempo posteriormente a corregir errores en la documentación.
Los hospitales que han comenzado a utilizar quioscos de salud están observando beneficios reales para sus departamentos de emergencias y su trabajo clínico en general. Según diversos informes del sector, estos quioscos reducen entre un 25 % y un 40 % el tiempo necesario para realizar la triage de pacientes que llegan sin cita. Se encargan de tareas como registrar a las personas cuando llegan y capturar automáticamente signos vitales básicos. El sistema luego ayuda a determinar quién necesita atención primero, basándose en estándares como el Índice de Gravedad de Emergencias o ESI, por sus siglas en inglés. Esto significa que los médicos y enfermeras pueden dedicar más tiempo a los casos graves, en lugar de quedar atrapados con trámites administrativos. Las enfermeras especialmente notan también una diferencia. Muchos centros informan que su personal dedica aproximadamente 15 horas menos por semana a tareas administrativas, ya que ahora los pacientes realizan gran parte de estos trámites por sí mismos en el quiosco. Como resultado, las salas de espera no están tan llenas durante los períodos de mayor actividad, y los equipos médicos pueden asignar mejor los recursos disponibles según la gravedad real de cada paciente.
Obtener mejoras reales de estos quioscos depende realmente de conectarlos adecuadamente con los sistemas EMR. Cuando los datos recopilados en los quioscos, como los datos demográficos del paciente, la información de seguro y los síntomas, se introducen directamente en los registros electrónicos, las personas tardan aproximadamente un 40 % menos en registrarse. El sistema elimina básicamente todo ese trabajo de entrada duplicada, lo que ahorra tiempo y reduce errores del personal en alrededor de un 32 %, según el Healthcare IT Journal el año pasado. Los médicos tienen acceso inmediato a la información que necesitan, sin tener que esperar formularios en papel. Lo interesante es que estos sistemas también pueden devolver información. Los EMR pueden enviar recordatorios de citas o cuestionarios a los pacientes antes de las visitas a través de los propios quioscos. Esto crea un ciclo completo en el que las cosas avanzan más rápido downstream. Hemos visto hospitales reducir pruebas repetidas en casi un 30 % y dar de alta a los pacientes más rápidamente tras las consultas. Sin embargo, no basta con tener quioscos sofisticados. Si no se comunican con el sistema principal de registros, terminan convirtiéndose en islas de información que generan más problemas de los que resuelven en los flujos de trabajo hospitalarios.
Para funcionar realmente para todos, los quioscos de salud deben superar la brecha en cuanto a habilidades digitales. Deben tener interfaces fáciles de entender, quizás con imágenes y guías paso a paso que ayuden a las personas a saber qué hacer. Otro obstáculo importante es el idioma. Los quioscos que ofrecen varios idiomas en pantalla o incluso instrucciones de audio ayudan a que las personas que no hablan el idioma principal no queden excluidas. En cuanto al acceso físico, seguir las normas ADA marca una gran diferencia. Esto significa instalar máquinas a alturas adecuadas para sillas de ruedas, agregar botones que puedan sentirse, no solo verse, y pantallas que se muevan hacia arriba y hacia abajo según sea necesario para personas con distintas capacidades. La prueba no es simplemente un trámite más. Obtener comentarios de pacientes reales de diversos orígenes ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en asuntos graves. Algunas clínicas informaron mejores resultados tras realizar estos cambios, observando un aumento de aproximadamente el 40 por ciento en pacientes que usan sus quioscos. Al final del día, un buen diseño no debería dejar a nadie atrás. Menús sencillos y comandos de voz permiten a las personas interactuar con la tecnología sanitaria independientemente de su situación, y este enfoque tampoco ralentiza el proceso.
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