Más personal no siempre significa un servicio más rápido en los hospitales actualmente. Aunque parezca extraño, muchas clínicas experimentan filas más largas a pesar de contratar a más personas. Analicemos las cifras detrás de este enigma. Aproximadamente el 20 % del presupuesto hospitalario se consume en tareas administrativas, y los médicos pierden alrededor del 13 % de su jornada laboral rellenando formularios en lugar de atender pacientes, según una investigación publicada el año pasado por Frontiers in Digital Health. ¿Qué significa todo esto? Retrasos reales para todas las partes involucradas. Las salas de emergencia en Estados Unidos mantienen a los pacientes esperando habitualmente más de cuatro horas antes de ser atendidos, y la mayoría de las camas permanecen ocupadas más del 85 % del tiempo. Los pacientes también enfrentan todo tipo de problemas. Errores en facturación, mensajes contradictorios entre departamentos y dificultades para obtener citas son quejas comunes. Cerca de la mitad de los encuestados afirma ya no estar satisfecho porque no pueden recibir atención oportuna cuando la necesitan. Los métodos tradicionales de gestión del personal simplemente ya no son suficientes. Por eso necesitamos nuevos enfoques. Las estaciones de autochequeo en consultorios médicos podrían formar parte de la solución, reduciendo la dependencia de sistemas basados en papel que ralentizan todo.
Los quioscos de autoservicio desvinculan estratégicamente el registro de pacientes de la intervención directa del personal, transformando cuellos de botella secuenciales en flujos de trabajo paralelos. Al automatizar los procesos iniciales, estos sistemas permiten a las instalaciones de salud reasignar recursos humanos a tareas clínicas manteniendo la velocidad en el registro.
Los pacientes completan el registro digital, incluyendo la verificación de seguros y actualizaciones del historial médico, de forma simultánea en lugar de hacer cola secuencialmente. Este modelo de procesamiento paralelo reduce en un 25 % el tiempo promedio de espera en la sala de recepción, eliminando la dependencia de canales únicos de registro. La automatización extrae la carga administrativa del personal clínico, permitiendo el procesamiento simultáneo de pacientes que se adapta a las fluctuaciones de la demanda sin necesidad de aumentar el personal.
Cuando los datos de los quioscos se conectan a los sistemas de Registros Electrónicos de Salud, el software comienza a clasificar qué casos necesitan atención prioritaria según su nivel de urgencia y los recursos disponibles en ese momento. Los hospitales que han implementado este tipo de integración informan que aproximadamente el treinta por ciento del tiempo de su personal que antes se dedicaba a trámites administrativos ahora puede destinarse a interacciones directas con pacientes, ya que ya no es necesario que alguien enrute manualmente toda esa información. El sistema supervisa las camas en tiempo real y al mismo tiempo lleva un control de qué médicos y enfermeras están libres en cada momento. Los pacientes se asignan automáticamente a diferentes áreas según estos factores, de modo que cuando las condiciones cambian durante el tratamiento, la carga de trabajo permanece equilibrada en todo el centro. Lo que hace que este proceso funcione tan bien es que se ajusta constantemente según los flujos de datos entrantes, evitando así los cuellos de botella desde el principio, en lugar de simplemente abordarlos después de que ocurran.
Cuando el Centro Médico Mayo implementó quioscos de autoservicio en su sala de emergencias, observaron un resultado bastante impresionante: el tiempo promedio de espera se redujo en casi un 37 %. Los pacientes ahora podían registrarse digitalmente antes de llegar, lo que aceleró considerablemente el proceso y evitó que las largas filas en el mostrador se salieran de control. El sistema se conecta directamente a los registros médicos electrónicos en tiempo real, por lo que médicos y enfermeras pueden determinar rápidamente quién necesita atención prioritaria cuando llegan emergencias. Durante periodos de alta demanda, estos quioscos ayudaron a reducir casi a la mitad el trabajo administrativo. Las personas con problemas menores se beneficiaron especialmente con esta configuración. Además, se produjeron menos errores en el ingreso de datos, aproximadamente un 22 % menos, lo que significa mejores resultados de tratamiento para todos los involucrados.
Según datos de HIMSS 2023, alrededor de dos tercios de los hospitales estadounidenses han comenzado a utilizar quioscos de autoservicio en la actualidad, lo que indica que la mayoría de los profesionales del sector sanitario ven un valor real en mejorar el flujo de pacientes dentro de las instalaciones. Los números también revelan una historia interesante: la adopción ha aumentado más del 200 % desde 2019, especialmente en salas de emergencias y clínicas ambulatorias, donde los tiempos de espera pueden volverse bastante largos. Los hospitales que han instalado estos quioscos están observando que los registros se realizan aproximadamente un 30 % más rápido, y además, la satisfacción del paciente aumenta cerca de 19 puntos tras comenzar a usarlos. Lo que hace tan atractiva esta tecnología es su capacidad de escalabilidad durante temporadas con mayor demanda, cuando normalmente se necesitaría mucho más personal, pero en su lugar se gestiona el volumen adicional con los recursos existentes. De cara al futuro, los expertos creen que casi todos los sistemas sanitarios ampliarán sus configuraciones de quioscos para mediados de 2025, centrándose en integrarlos con servicios de telemedicina y con esas avanzadas herramientas de inteligencia artificial para priorizar el tipo de atención que cada paciente necesita.
Implementar quioscos de autoservicio en entornos sanitarios requiere una planificación cuidadosa si queremos mejorar realmente la forma en que los pacientes se desplazan por las instalaciones. Comience primero a pequeña escala, quizás probándolos en lugares donde más se acumulan las personas, como salas de espera de urgencias o mostradores de registro que atienden a más de 200 personas diarias y enfrentan largas colas. Todo el proceso de implementación suele tardar entre seis y doce meses en un campus hospitalario completo. La formación del personal también es muy importante durante este periodo; deben saber cómo solucionar problemas comunes con los quioscos y ayudar a orientar a los pacientes confundidos que quizás no tengan mucha experiencia tecnológica. Conectar estas máquinas a los registros electrónicos de salud marca una gran diferencia: según estudios, algunas investigaciones indican que reduce en aproximadamente un 40 por ciento los desvíos erróneos cuando todo funciona sincronizado adecuadamente. Al mismo tiempo, los hospitales deberían replantear sus planos reales basándose en los recorridos naturales de las personas dentro del edificio. Coloque los quioscos cerca de los puntos de llegada de los pacientes, pero asegúrese de que aún haya suficiente espacio para que pasen sillas de ruedas y equipos médicos. Muchos hospitales destacados han observado una mejora de alrededor del 30 por ciento en la rapidez con que se procesa a los pacientes cuando estos quioscos funcionan junto con el personal humano, en lugar de reemplazarlo por completo.
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