Le processus traditionnel et manuel d'enregistrement ralentit considérablement les opérations pour toutes les personnes concernées. Les patients passent généralement environ 18 minutes ou plus à remplir des documents au comptoir d'accueil. Kiosques de santé résoudre ce problème en permettant aux personnes de gérer elles-mêmes leurs démarches d'inscription. Lorsqu'un patient arrive, il peut vérifier sa pièce d'identité, indiquer ce qui ne va pas, signer les longs formulaires de consentement et même payer ses frais modérateurs en moins de cinq minutes. Les cliniques signalent que ce système automatisé réduit d'environ 40 % le travail au niveau du comptoir d'accueil, ce qui signifie que le personnel n'est plus coincé à effectuer toutes les tâches routinières. Il peut désormais consacrer du temps à aider dans les cas complexes. Et cerise sur le gâteau, les salles d'attente se vident aussi, puisque les temps d'attente diminuent d'environ 34 %, selon certaines études récentes menées dans des cliniques externes. De plus, ces systèmes numériques guidés aident à prévenir les erreurs lors de la saisie des informations, garantissant ainsi que les dossiers médicaux soient précis dès le premier jour.
Les kiosques de santé accélèrent vraiment les opérations dans les cliniques grâce à une intégration rapide des données. Les patients n'ont qu'à scanner leur pièce d'identité et hop — le système effectue toutes sortes de tâches en arrière-plan. Il vérifie si la personne a un rendez-vous prévu avec le bon médecin, confirme son statut d'assurance auprès de diverses bases de données, puis transmet ces informations validées directement vers le système EMR. Tout cela se produit en environ trente secondes, contre plus de huit minutes auparavant lorsque le personnel devait le faire manuellement. L'économie réelle provient de ces vérifications d'assurance instantanées, qui réduisent les demandes de remboursement refusées d'environ 22 %. Elles détectent les problèmes de couverture avant même que le patient ne voie un médecin. Et n'oublions pas non plus l'aspect sécurité. Ces kiosques traitent des informations sensibles à l'aide de protocoles de cryptage conformes aux normes HIPAA, ce qui signifie que les patients sont orientés correctement beaucoup plus rapidement, et que le personnel médical passe moins de temps à corriger des erreurs administratives par la suite.
Les hôpiles qui ont commencé à utiliser des kiosques de santé constatent des bénéfices réels pour leurs services d'urgence et pour l'ensemble de leurs activités cliniques. Selon divers rapports du secteur, ces kiosques permettent de réduire de 25 à 40 % le temps nécessaire pour trier les patients entrant sans rendez-vous. Ils prennent en charge des tâches telles que l'enregistrement des patients à leur arrivée et la saisie automatique des paramètres vitaux de base. Le système aide ensuite à déterminer qui doit être pris en charge en priorité, selon des normes telles que l'indice de gravité des urgences ou ESI en abrégé. Cela signifie que les médecins et les infirmiers peuvent consacrer davantage de temps aux cas graves, au lieu d'être ralentis par la paperasse. Les infirmiers ressentent particulièrement la différence. De nombreuses installations signalent que leur personnel consacre environ 15 heures de moins par semaine aux tâches administratives, puisque les patients prennent désormais en charge une grande partie de ces démarches eux-mêmes au kiosque. En conséquence, les salles d'attente sont moins bondées pendant les périodes de pointe, et les équipes médicales peuvent mieux adapter les ressources disponibles au degré réel de gravité des différents patients.
Obtenir de réelles améliorations grâce à ces kiosques dépend vraiment d'une intégration adéquate avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques (EMR). Lorsque les données recueillies aux kiosques — comme les informations démographiques des patients, les détails d'assurance et les symptômes — sont directement transférées dans les dossiers électroniques, le temps de check-in diminue d'environ 40 %. Le système élimine pratiquement tout travail de saisie en double, ce qui permet d'économiser du temps et de réduire les erreurs commises par le personnel d'environ 32 %, selon le Healthcare IT Journal l'année dernière. Les médecins disposent alors immédiatement des informations dont ils ont besoin, sans avoir à attendre des formulaires papier. Ce qui est intéressant, c'est que ces systèmes peuvent également renvoyer des informations. Les DME peuvent envoyer des rappels de rendez-vous ou transmettre des questionnaires aux patients avant leurs consultations directement via les kiosques eux-mêmes. Cela crée une boucle complète où les processus en aval s'accélèrent. Nous avons vu des hôpiles réduire de près de 30 % les examens redondants et sortir les patients plus rapidement après leurs consultations. Or, disposer de kiosques sophistiqués ne suffit pas. S'ils ne communiquent pas avec le système central de dossiers, ils finissent par devenir de petites îles d'information qui créent plus de problèmes qu'elles n'en résolvent dans les flux de travail hospitaliers.
Pour être réellement utile à tous, les kiosques de santé doivent combler l'écart en matière de compétences numériques. Ils devraient disposer d'interfaces faciles à comprendre, comportant éventuellement des illustrations et des guides pas à pas qui expliquent aux utilisateurs ce qu'ils doivent faire. La langue constitue un autre obstacle important. Les kiosques proposant plusieurs langues à l'écran ou dotés d'instructions audio permettent d'éviter d'exclure les locuteurs non natifs. En ce qui concerne l'accès physique, le respect des normes ADA fait toute la différence. Cela implique d'installer les appareils à une hauteur adaptée aux fauteuils roulants, d'ajouter des boutons tactiles et non seulement visuels, ainsi que des écrans pouvant être ajustés en hauteur selon les besoins des personnes aux capacités variées. Les tests ne sont pas non plus une simple formalité à cocher. Recueillir les retours d'usagers réels issus de divers horizons permet de détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs. Certains centres médicaux ont signalé de meilleurs résultats après avoir apporté ces améliorations, observant environ 40 % d'utilisateurs supplémentaires de leurs kiosques. En définitive, une bonne conception ne doit exclure personne. Des menus simples et des commandes vocales permettent à chacun d'interagir avec la technologie médicale, quelle que soit sa situation, sans pour autant ralentir le processus.
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