O processo tradicional de check-in manual realmente desacelera as operações para todos os envolvidos. Os pacientes normalmente gastam cerca de 18 minutos ou mais preenchendo formulários no balcão de atendimento. Quiosques de saúde cuide desse problema permitindo que as pessoas gerenciem seu próprio cadastro. Quando alguém chega, pode verificar seu documento de identidade, informar o que está errado, assinar aqueles longos formulários de consentimento e até pagar seus copagamentos, tudo em menos de cinco minutos. Clínicas relatam que esse sistema automatizado reduz o trabalho no balcão de atendimento em cerca de 40 por cento, o que significa que os funcionários não ficam mais presos às tarefas rotineiras. Eles podem realmente dedicar tempo a ajudar nos casos mais complexos. E o melhor de tudo: as salas de espera ficam menos cheias, já que os tempos de espera diminuem aproximadamente 34%, conforme alguns estudos recentes em clínicas ambulatoriais. Além disso, esses sistemas digitais guiados ajudam a prevenir erros na inserção de informações, fazendo com que os prontuários médicos sejam precisos desde o primeiro dia.
Os quiosques de saúde realmente agilizam o atendimento em clínicas porque integram os dados de forma muito rápida. Os pacientes simplesmente escaneiam seus IDs e pronto — o sistema realiza todo tipo de trabalho em segundo plano. Ele verifica se a pessoa tem uma consulta agendada com o médico certo, confirma o status do seguro-saúde comparando com diversas bases de dados e, em seguida, envia todas essas informações verificadas diretamente para o sistema de prontuário médico eletrônico (EMR). Tudo isso acontece em cerca de meio minuto, comparado aos mais de oito minutos que levava anteriormente, quando a equipe tinha de fazer o processo manualmente. A real economia vem dessas verificações instantâneas de seguro, que reduzem em cerca de 22% as reclamações negadas. Eles identificam problemas na cobertura antes mesmo de o paciente ver um médico. E também não podemos esquecer o aspecto da segurança. Esses quiosques tratam informações sensíveis com protocolos de criptografia que atendem aos padrões do HIPAA, o que significa que os pacientes são direcionados corretamente muito mais rápido e a equipe da clínica gasta menos tempo corrigindo erros em documentação posteriormente.
Hospitais que começaram a utilizar quiosques de saúde estão observando benefícios reais para seus departamentos de emergência e para o trabalho clínico geral. De acordo com diversos relatórios do setor, esses quiosques reduzem o tempo necessário para triagem de pacientes que chegam espontaneamente em algo entre 25% e 40%. Eles realizam tarefas como o check-in dos pacientes ao chegarem e o registro automático de sinais vitais básicos. O sistema ajuda então a classificar quem precisa de atendimento primeiro, com base em padrões como o Índice de Gravidade de Emergência ou ESI, abreviação em inglês. Isso significa que médicos e enfermeiros podem dedicar mais tempo aos casos graves, em vez de se ocuparem com papelada. Os enfermeiros especialmente notam uma diferença também. Muitas instituições relatam que sua equipe gasta cerca de 15 horas a menos por semana em tarefas administrativas, desde que os pacientes agora realizam grande parte delas por conta própria no quiosque. Como resultado, as salas de espera não ficam tão cheias durante períodos movimentados, e as equipes médicas conseguem adequar melhor os recursos disponíveis à gravidade real dos diferentes pacientes.
Obter melhorias reais com esses quiosques depende realmente da integração adequada com os sistemas de prontuários eletrônicos (EMR). Quando os dados coletados nos quiosques, como dados demográficos do paciente, informações de seguro e sintomas, são inseridos diretamente nos registros eletrônicos, as pessoas gastam cerca de 40% menos tempo no check-in. O sistema basicamente elimina todo o trabalho de digitação duplicada, o que economiza tempo e reduz erros cometidos pela equipe em cerca de 32%, segundo o Healthcare IT Journal do ano passado. Os médicos então têm acesso imediato ao que precisam, sem esperar por formulários em papel. O interessante é que esses sistemas podem, na verdade, devolver informações também. Os prontuários eletrônicos podem enviar lembretes de consultas ou questionários aos pacientes antes das visitas, por meio dos próprios quiosques. Isso cria um ciclo completo no qual as coisas se movimentam mais rapidamente downstream. Já vimos hospitais reduzirem exames repetidos em quase 30% e liberarem os pacientes mais rapidamente após as consultas. No entanto, apenas ter quiosques sofisticados não é suficiente. Se eles não se comunicarem com o sistema principal de registros, acabam se tornando ilhas isoladas de informação que causam mais problemas do que soluções nos fluxos de trabalho hospitalares.
Para realmente funcionar para todos, os quiosques de saúde precisam superar a lacuna em relação às habilidades digitais. Eles devem ter interfaces fáceis de entender, talvez com imagens e guias passo a passo que orientem as pessoas sobre o que fazer. O idioma é outro grande obstáculo. Quiosques que oferecem múltiplos idiomas na tela ou até instruções em áudio ajudam a garantir que falantes não nativos não fiquem para trás. Quanto ao acesso físico, seguir os padrões da ADA faz toda a diferença. Isso significa instalar máquinas em alturas adequadas para cadeiras de rodas, adicionar botões que possam ser sentidos, e não apenas vistos, e telas que se movam para cima e para baixo conforme necessário para pessoas com diferentes capacidades. O teste também não é apenas algo a ser marcado em uma lista. Obter feedback de pacientes reais de diferentes origens ajuda a identificar problemas antes que se tornem questões graves. Algumas clínicas relataram melhores resultados após fazer essas alterações, observando cerca de 40 por cento a mais de pacientes utilizando efetivamente seus quiosques. No fim das contas, um bom design não deve deixar ninguém para trás. Menus simples e comandos de voz permitem que as pessoas interajam com a tecnologia em saúde independentemente de sua situação, e essa abordagem tampouco retarda o processo.
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