Ngày nay, việc có thêm nhân viên không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với dịch vụ nhanh hơn trong các bệnh viện. Dù nghe có vẻ kỳ lạ nhưng đúng là vậy, nhiều phòng khám thực tế lại chứng kiến hàng đợi dài hơn mặc dù đã thuê thêm người. Hãy cùng xem xét những con số đằng sau câu đố này. Khoảng 20% ngân sách bệnh viện bị tiêu tốn cho các công việc hành chính, và các bác sĩ lãng phí khoảng 13% thời gian làm việc mỗi ngày để điền các biểu mẫu thay vì khám cho bệnh nhân, theo nghiên cứu từ Frontiers in Digital Health năm ngoái. Điều này có ý nghĩa gì? Đó là sự chậm trễ thực sự đối với tất cả mọi người liên quan. Các phòng cấp cứu trên khắp nước Mỹ thường khiến bệnh nhân phải chờ hơn bốn giờ trước khi được khám, và phần lớn các giường bệnh luôn được sử dụng hơn 85% thời gian. Bệnh nhân cũng phải đối mặt với rất nhiều rắc rối. Lỗi hóa đơn, thông tin lẫn lộn giữa các bộ phận và khó khăn trong việc đặt lịch hẹn là những phàn nàn phổ biến. Khoảng một nửa số người được khảo sát cho biết họ không còn hài lòng nữa vì không thể nhận được chăm sóc kịp thời khi cần thiết. Những cách truyền thống trong quản lý nhân sự giờ đây đơn giản là không còn hiệu quả. Vì vậy, chúng ta cần những phương pháp mới. Các trạm tự đăng ký tại văn phòng bác sĩ có thể là một phần của giải pháp, giúp giảm sự phụ thuộc vào các hệ thống dựa trên giấy tờ làm chậm mọi thứ.
Các máy kiosk tự phục vụ một cách chiến lược tách rời việc đăng ký bệnh nhân khỏi sự tham gia trực tiếp của nhân viên, biến các điểm nghẽn tuần tự thành luồng công việc song song. Bằng cách tự động hóa các quy trình đầu cuối, các hệ thống này cho phép cơ sở y tế tái phân bổ nguồn lực con người sang các nhiệm vụ lâm sàng trong khi vẫn duy trì tốc độ đăng ký.
Bệnh nhân hoàn tất đăng ký kỹ thuật số—bao gồm xác minh bảo hiểm và cập nhật tiền sử y khoa—một cách đồng thời thay vì xếp hàng theo thứ tự. Mô hình xử lý song song này giảm trung bình 25% thời gian chờ tại sảnh, loại bỏ sự phụ thuộc vào kiểm tra theo kênh đơn lẻ. Tự động hóa gánh nặng hành chính khỏi nhân viên lâm sàng, cho phép xử lý nhiều bệnh nhân đồng thời và có thể mở rộng theo biến động nhu cầu mà không cần thêm nhân sự.
Khi dữ liệu từ các ki-ốt được kết nối với hệ thống Hồ sơ Sức khỏe Điện tử, phần mềm sẽ bắt đầu sắp xếp những trường hợp cần được ưu tiên xử lý dựa trên mức độ khẩn cấp và các nguồn lực hiện có tại thời điểm đó. Các bệnh viện đã triển khai dạng tích hợp này cho biết khoảng ba mươi phần trăm thời gian nhân viên trước đây dành cho giấy tờ giờ đây có thể chuyển sang tương tác trực tiếp với bệnh nhân, vì không còn cần người nào phải nhập thủ công hay điều phối thông tin đó nữa. Hệ thống theo dõi giường bệnh theo thời gian thực đồng thời cập nhật tình trạng bác sĩ và y tá nào đang rảnh tại từng thời điểm cụ thể. Bệnh nhân được phân bổ tự động đến các khu vực khác nhau dựa trên những yếu tố này, do đó khi tình trạng thay đổi trong quá trình điều trị, khối lượng công việc vẫn được cân bằng trên toàn cơ sở. Điều làm cho toàn bộ quy trình này hoạt động hiệu quả là nó liên tục tự điều chỉnh theo các luồng dữ liệu đầu vào, ngăn chặn tắc nghẽn xảy ra ngay từ đầu thay vì chỉ xử lý sau khi sự cố đã xảy ra.
Khi Mayo Clinic triển khai kiosk tự phục vụ tại phòng cấp cứu của họ, họ đã chứng kiến một điều khá ấn tượng xảy ra: thời gian chờ trung bình giảm gần 37%. Bệnh nhân giờ có thể tự đăng ký qua kỹ thuật số trước khi đến, điều này giúp đẩy nhanh quy trình và ngăn ngừa tình trạng xếp hàng dài ở quầy tiếp tân trở nên quá tải. Hệ thống thực tế kết nối trực tiếp vào hồ sơ sức khỏe điện tử theo thời gian thực, vì vậy bác sĩ và y tá có thể nhanh chóng xác định ai cần được chăm sóc trước khi các trường hợp khẩn cấp đổ vào. Trong những thời điểm đông, các kiosk này giúp giảm gần một nửa khối lượng công việc hành chính. Những người đến với các vấn đề nhẹ đã được hưởng lợi đặc biệt tốt từ thiết lập này. Số lỗi trong nhập liệu cũng giảm – khoảng 22% ít hơn – có nghĩa kết quả điều trị được cải thiện trên toàn bộ cho mọi người liên quan.
Theo dữ liệu HIMSS 2023, khoảng hai phần ba bệnh viện tại Hoa Kỳ hiện đã bắt đầu sử dụng các ki-ốt tự phục vụ, cho thấy rằng phần lớn các bên liên quan trong ngành chăm sóc sức khỏe nhận thấy giá trị thực sự trong việc cải thiện quy trình di chuyển của bệnh nhân trong cơ sở y tế. Các con số cũng cho thấy một câu chuyện thú vị — tỷ lệ áp dụng đã tăng vọt hơn 200% kể từ năm 2019, đặc biệt là ở các phòng cấp cứu và phòng khám ngoại trú nơi thời gian chờ đợi có thể rất lâu. Các bệnh viện đã lắp đặt những ki-ốt này đang ghi nhận thời gian làm thủ tục vào khoảng 30% nhanh hơn, đồng thời mức độ hài lòng của bệnh nhân tăng lên khoảng 19 điểm sau khi triển khai sử dụng. Điều khiến công nghệ này trở nên hấp dẫn là khả năng mở rộng quy mô trong các mùa cao điểm, khi bệnh viện thường cần nhiều nhân sự hơn nhưng thay vào đó lại có thể xử lý khối lượng công việc tăng thêm bằng nguồn lực hiện có. Trong tương lai, các chuyên gia dự đoán gần như tất cả các hệ thống y tế sẽ mở rộng thiết lập ki-ốt của họ vào giữa năm 2025, tập trung vào việc kết nối chúng với các dịch vụ telehealth và các công cụ AI tiên tiến để phân loại xem bệnh nhân nào cần loại chăm sóc nào trước.
Việc triển khai các ki-ốt tự phục vụ trong môi trường y tế cần được lên kế hoạch cẩn thận nếu chúng ta muốn thực sự cải thiện quy trình di chuyển của bệnh nhân trong các cơ sở này. Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, có thể thử nghiệm tại những nơi thường xảy ra ùn tắc nhiều nhất, ví dụ như phòng chờ cấp cứu hoặc quầy đăng ký tiếp nhận trên 200 người mỗi ngày đang phải vật lộn với hàng dài chờ đợi. Toàn bộ quá trình triển khai thường mất từ sáu đến mười hai tháng đối với toàn bộ khuôn viên bệnh viện. Đào tạo nhân viên trong giai đoạn này cũng rất quan trọng — họ cần biết cách xử lý các sự cố phổ biến liên quan đến ki-ốt và hỗ trợ hướng dẫn những bệnh nhân bối rối, đặc biệt là những người không thành thạo công nghệ. Việc kết nối các thiết bị này với hồ sơ sức khỏe điện tử mang lại sự khác biệt lớn, theo các nghiên cứu — một số nghiên cứu cho thấy việc đồng bộ hóa đúng cách có thể giảm khoảng 40% số trường hợp đi sai hướng. Đồng thời, các bệnh viện nên xem xét lại thiết kế mặt bằng thực tế dựa trên hành trình tự nhiên mà mọi người di chuyển trong tòa nhà. Hãy đặt các ki-ốt gần khu vực bệnh nhân đến, nhưng vẫn đảm bảo đủ không gian để xe lăn và thiết bị y tế có thể di chuyển thuận tiện. Nhiều bệnh viện hàng đầu đã ghi nhận cải thiện khoảng 30% về tốc độ xử lý bệnh nhân khi các ki-ốt này hoạt động song song chứ không hoàn toàn thay thế tương tác con người.
Bản quyền © 2025 thuộc về Công ty Công nghệ Y tế Shenzhen Sonka Co., Limited - Chính sách bảo mật